En bref. Cette formation s'adresse aux secrétaires, assistants de direction, agents d'accueil et personnels de comptabilité des établissements et services sociaux et médico-sociaux. Elle dure 7 heures et coûte 600 € net de taxes par stagiaire. À l'issue de la journée, le participant sait utiliser l'IA pour rédiger un courrier, préparer une convocation, mettre en forme un compte rendu de CVS et construire un tableau de suivi. Il sait aussi protéger la confidentialité à l'accueil. Il repère les informations qui ne doivent jamais être saisies dans un outil. Les exercices reposent sur des cas fictifs.
À qui s'adresse cette formation ?
Elle s'adresse aux professionnels qui assurent les fonctions administratives d'un ESSMS : secrétaires, assistants de direction, agents d'accueil, personnels de comptabilité. Ils travaillent auprès des personnes âgées, dans le champ du handicap, en protection de l'enfance, en insertion ou en service à domicile. Ils produisent chaque jour de nombreux écrits. Ils échangent avec les familles, les partenaires et les financeurs. Ils reçoivent aussi des informations sensibles, au téléphone comme au guichet. Aucune connaissance technique n'est demandée.
Quels sont les objectifs ?
À l'issue de la formation, le participant sera capable de :
- rédiger et reformuler des courriers aux familles, aux partenaires et aux financeurs, sans donnée identifiante ;
- préparer des convocations et des ordres du jour ;
- structurer le compte rendu d'un conseil de la vie sociale (CVS) à partir de notes anonymisées ;
- construire et tenir à jour des tableaux de suivi administratifs ;
- appliquer les règles de confidentialité à l'accueil et dans l'usage de l'IA.
Comment se déroule la journée ?
Horaires indicatifs.
Matin (9 h 00 – 12 h 30)
- Repères et règles. Ce que l'IA sait faire, ses limites, ses erreurs possibles. Ce qui peut être saisi et ce qui reste hors de tout outil.
- Courriers et convocations. Formuler une demande, adapter le ton, relire et corriger. Exercices sur des courriers fictifs.
Après-midi (13 h 30 – 17 h 00)
- Comptes rendus et tableaux de suivi. Passer de notes de réunion anonymisées à un compte rendu de CVS structuré. Organiser un tableau de suivi.
- Confidentialité et règles d'usage. Situations d'accueil, appels, demandes d'information. Rédaction des règles d'usage propres au poste.
Quelles méthodes et quels supports ?
La formation alterne de courts apports et des exercices pratiques. Chaque exercice part d'une tâche du poste : un courrier à reformuler, une convocation à préparer, des notes de réunion à structurer. Les cas sont fictifs ou anonymisés. Aucune donnée réelle n'est saisie. Les participants comparent leurs résultats et apprennent à vérifier une réponse produite par l'IA. Les recommandations de la CNIL de juillet 2024 servent de cadre : aucune donnée personnelle dans un outil grand public, aucune décision confiée à l'IA. Chacun repart avec des règles d'usage, des modèles de demandes et une grille de vérification des réponses.
Quelles modalités pratiques ?
- Format : inter-entreprise, avec des professionnels de plusieurs structures.
- Durée : 7 heures.
- Prix : 600 € net de taxes par stagiaire. Le prix couvre la formation, les supports et les outils remis. Les déplacements restent à la charge de la structure.
- Prérequis : aucun.
- Évaluation des acquis : mise en situation et quiz.
- Accessibilité : contactez-nous pour adapter la formation à une situation de handicap.
- Inscription : depuis la page contact.
- Sessions : écrivez-nous pour connaître les prochaines sessions.
Comment financer cette formation ?
La formation peut être prise en charge selon le statut et la convention collective de votre structure : OPCO Santé, Uniformation, CNFPT ou ANFH. Vérifiez votre rattachement avec le code de votre convention collective. La page financement détaille les démarches.
Questions fréquentes
Faut-il savoir utiliser une IA avant la formation ?
Non. La journée part des bases et avance vers les tâches du poste. Les participants apprennent à formuler une demande, à vérifier une réponse et à protéger les données.
Peut-on utiliser l'IA pour un courrier qui concerne une personne accompagnée ?
Oui, à condition de retirer toute donnée identifiante avant la saisie. Les informations personnelles sont ajoutées ensuite, hors de l'outil. La page IA et données des personnes accompagnées détaille ces règles.
La formation aborde-t-elle les comptes rendus de CVS ?
Oui. Les participants structurent un compte rendu à partir de notes fictives. Ils apprennent à relire le texte produit et à vérifier qu'il reflète fidèlement les échanges.
Comment partager ces règles avec le reste de l'équipe ?
Les règles d'usage travaillées pendant la journée peuvent nourrir la charte de la structure. La page Charte d'usage de l'IA dans un ESMS en présente le contenu.