En bref. Dans la plupart des ESMS, il est préférable de commencer par la direction. Elle fixe les règles : outils autorisés, tâches permises, données interdites, conduite à tenir en cas d'incident. Elle adopte une charte d'usage et désigne un référent IA. Les équipes se forment ensuite au module de leur métier, avec un cadre déjà posé. Cet ordre évite que chaque professionnel invente ses propres règles. Il s'adapte à la taille de la structure. Dans une petite structure, le directeur peut se former et porter lui-même le rôle de référent. Quand les usages sont déjà répandus dans les équipes, direction et équipes peuvent se former en parallèle. ARCADIA Médico-Social propose des modules pour chaque étape, en inter-entreprise.
Pourquoi commencer par la direction ?
La direction répond de l'usage de l'IA dans la structure. Le règlement européen sur l'IA demande depuis le 2 février 2025 aux organisations qui utilisent l'IA de prendre des mesures pour développer la maîtrise de l'IA de leur personnel. Dans sa publication de juillet 2024, la CNIL conseille de partir d'un besoin et de définir des usages autorisés et interdits avant tout déploiement. Ces décisions reviennent à la direction. Une direction formée sait ce que l'IA fait bien et ce qu'elle fait mal. Elle peut rédiger une charte, choisir les outils et répartir les responsabilités. Les équipes reçoivent alors des règles claires dès leur propre formation. Le module Direction d'ESSMS : piloter l'IA dans son établissement dure 14 heures et couvre ces points.
Dans quels cas former les équipes en même temps ?
Dans certaines structures, les professionnels utilisent déjà des outils d'IA générative, souvent sans cadre. Attendre que la direction ait tout formalisé laisse ces usages se poursuivre sans règle. Dans ce cas, deux démarches peuvent avancer en parallèle. La direction se forme et prépare la charte. Les équipes les plus concernées suivent le module de leur métier. Ce module enseigne des règles de base dès la première heure : aucune donnée identifiante dans un outil grand public, vérification de chaque réponse, décision humaine. Ces règles rejoignent les recommandations de la CNIL. Les écrits professionnels et les transmissions sont des usages à encadrer en priorité. Les éducateurs, accompagnants et travailleurs sociaux trouvent dans leur module des pratiques applicables dès le lendemain. La charte vient ensuite consolider ces pratiques.
Quel rôle pour le référent IA entre direction et équipes ?
Le référent IA fait le lien entre les deux niveaux. Il est désigné par la direction, souvent après la formation de celle-ci. Il présente la charte aux équipes et répond à leurs questions courantes. Il tient un registre des usages et fait remonter les incidents. Sa formation se place donc entre celle de la direction et celle des équipes. Elle peut aussi se dérouler en même temps que celle de la direction, pour gagner du temps. Le module « Référent IA d'un ESSMS » dure 14 heures. Il s'adresse aux cadres, aux responsables qualité et aux professionnels volontaires désignés. Dans une association gestionnaire, chaque établissement gagne à avoir son propre référent. La page Comment former un référent IA dans une structure médico-sociale ? détaille sa mission.
Comment adapter l'ordre à la taille de la structure ?
Dans une petite structure, les rôles se recoupent. Le directeur encadre directement les équipes. Il peut suivre le module direction et assurer lui-même l'animation des usages. Un chef de service ou un professionnel volontaire peut aussi prendre le rôle de référent. Les équipes suivent ensuite leur module métier. Pour les structures de moins de 50 salariés relevant de l'OPCO Santé, la contribution légale mutualisée peut être sollicitée. Dans une structure plus importante, l'ordre complet est utile : direction, puis référent, puis chefs de service, puis équipes de terrain. Dans une association gestionnaire, le siège coordonne cet ordre pour tous les établissements. Il veille à ce que chaque établissement dispose d'un référent formé. La page Qui forme les directeurs d'ESMS et les chefs de service à l'IA ? présente les modules d'encadrement.
Comment organiser le calendrier de formation ?
Le format inter-entreprise facilite la progression. Vous inscrivez quelques professionnels à chaque session, sans fermer un service. La direction se forme en premier, puis le référent, puis les équipes, au fil des sessions. Les contraintes des équipes comptent dans ce calendrier. Selon la DREES (12 mai 2026), 44 % des professionnels du social travaillaient à temps partiel en 2024. Organiser les absences pour formation demande donc de l'anticipation. Échelonner les départs permet de maintenir l'accompagnement des personnes. Anticipez aussi les délais de financement. L'OPCO Santé demande que la prise en charge soit sollicitée avant le début de la formation, avec un délai de deux mois minimum pour une réponse garantie. Écrivez-nous pour connaître les prochaines sessions. La page Comment choisir une formation IA adaptée au médico-social ? aide à choisir chaque module.
Questions fréquentes
Faut-il former toute l'équipe de direction en même temps ?
Pas nécessairement. Le directeur et ses adjoints peuvent suivre des sessions différentes. Il est utile qu'ils partagent ensuite une même charte d'usage et des règles communes pour toutes les équipes.
Les équipes peuvent-elles se former avant la direction ?
Oui, si les usages sont déjà répandus. Les modules métier enseignent des règles de base dès la première heure. La direction se forme ensuite pour fixer le cadre commun et adopter une charte d'usage.
Quel module pour les chefs de service ?
Le module « Manager d'équipe en établissement ou service médico-social » dure 7 heures. Il porte sur les réunions, les plannings, les remplacements, les notes de service et les règles d'usage dans l'équipe.
Combien coûte la formation d'un directeur et d'un référent ?
Chaque module de 14 heures coûte 1 200 € net de taxes par stagiaire. Les frais de déplacement restent à la charge de la structure. Une prise en charge peut être demandée au financeur de votre structure, selon son statut et sa convention collective.
Où trouver les modules destinés aux équipes ?
Le catalogue des formations présente les modules par métier : écrits professionnels et transmissions, travail social, service à domicile, secrétariat et accueil, ressources humaines. Chacun dure 7 heures et coûte 600 € net de taxes par stagiaire.